パブリックフォルダーで情報を共有する

パブリックフォルダーで情報を共有する

パブリックフォルダーは、Exchange Onlineでほかのユーザーと情報を共有するために用意されている仕組みです。たとえば、メーリングリストの配信グループをアーカイブするといった便利な使い方ができます。

パブリックフォルダーの仕組み

パブリックフォルダーでは、｢パブリックフォルダ一階屑｣と呼ばれる階屑構造で情報を管理できます。メッセージのほかに、予定、巡絡先、履歴項目、メモ、ファイルなどは、メールボックスのアイテムとして保存されます。
ユーザーは、与えられたアクセス許可レベルに応じて、Ｏｕtlookからパブリックフォルダーのアイテムを閲覧したり、追加したりすることが可能です。また、パブリックフォルダ一にサブフォルダーを作成したり、サブフォルダーのアクセス権を設定したりすることもできます。
ただし、パブリックフォルダーには、チェックイン／チェックアウト機能やバージョン管理などのドキュメント管理機能はありません。ドキュメント管理を行いたい場合は、SharePointを利川してください。

図1 : Outlook 2013 によるハブリックフォルダーヘのアクセス

パプリックフォルダーメール　　ボックスの容量がオーバーした場合

パブリックフォルダーのコンテンツの容量が増えて、制限値を超えてしまった場合、Exchange Onlineによって新しいパプリックメールフォルダーが自動的に作成されます。

Outlook Web Appからパプリックフォルダーに接続する場合の制限

Outlook Web Appからパブリックフォルダーにアクセスする場合、参照できるのは投稿されたメールとアイテムのみです。組織の予定表やタスクなどは、Outlook Web Appから見ることはできません。また、新しくサプフォルダーを作成したり、アクセス権を設定したりすることもできません。

1、パブリックフォルダーのメールボックスを作成する

パブリックフォルダーで情報を共有するには、はじめに「パブリックフォルダーメールボックス」を作成する必要があります。

2、パブリックフォルダーを作成する

パブリックフォルダーメールボックスに、データが保存されるパブリックフォルダーを作成します。

既存のパブリックフォルダーの下にパブリックフォルダーを作成する

すでにパブリックフォルダーがある場合は、サブフォルダーを既存のパブリックフォルダーの下に作成することができます。リストに表示されている既存のパブリックフォルダーをクリックして作成してください。

3、パブリックフォルダーのアクセス許可を与える

パブリックフォルダーを作成したら、それぞれのユーザーがパブリックフォルダーでどのような操作ができるのかを設定します。たとえば、パブリックフォルダ一にサブフォルダーを作成するためには、ユーザーに「サブフォルダーの作成」ができる権限を与える必要があります。

アクセス許可レベルのカスタマイズ

チェックボックスのオン／オフを切り替えて、アクセス許可レベルをカスタマイズすることができます。また、「アクセス許可レベル」ドロップダウンリストから「カスタム」を選択して、レベルをカスタマイズすることができます。ただし、必要な操作ができなくなってしまったり、不必要な操作ができてしまったりすることがありますので、アクセス許可レベルのカスタム設定には十分注意してください。

パブリックフォルダーのメールを有効に設定する

パブリックフォルダ一にメールを送信できるようにしたい場合は、パプリックフォルダーのメールを有効に設定する必要があります。